Warum wir Telefonzeiten eingeführt haben
von Nicole Erdmann
Telefonzeiten hören sich erst einmal gruselig an: Warum darf ich bei euch nur zu festen Zeiten anrufen? Und was ist, wenn ich mal einen Notfall habe?
Für dich ist es vielleicht erst einmal wichtig zu wissen: Wir sind im Notfall für dich da. Und dennoch brauchen wir die Telefonzeiten.
Wir haben die Erfahrung gemacht, dass in ganz seltenen Fällen ein Telefonat wirklich notwendig gewesen wäre - stattdessen hat es vor allem eines gekostet: Deine und unsere Zeit. Zeit, die wir bereits in dein Projekt hätten investieren können, hättest du uns zum Beispiel eine E-Mail geschrieben.
So erwischt du uns unvorbereitet: Wir sind vielleicht gerade in einem ganz anderen Projekt beschäftigt, müssen uns parallel in dein Problem einarbeiten - und können dir vielleicht nicht sofort eine Lösung liefern, da wir erst einmal recherchieren müssen, wo es hakt. Bitte gib uns also die Zeit und schicke uns eine Mail!
Telefonzeiten bedeuten bei uns nicht, dass wir nur und ausschließlich in dieser Zeit arbeiten. Im Gegenteil: Unsere Arbeitszeit beginnt um 8 Uhr und endet um 16 Uhr. In dieser Zeit beantworten wir deine Mails und Nachrichten.
Alternativ gibt es auch die Möglichkeit, uns über andere Kanäle zu erreichen. Gerne nutzen wir für den „kurzen Weg“ Basecamp. Außerdem haben wir ein Ticketsystem eingeführt, in dem wir dir gerne unkompliziert weiter helfen.
Übrigens: Das heißt nicht, dass wir gar nicht bereit sind, zu telefonieren. Am Liebsten wäre es uns aber, wenn wir einen Telefontermin vereinbaren würden. Und warum ist das so vorteilhaft?
Vorteile - für dich und für uns
Welche Vorteile hast du, wenn du mit uns einen fixen Termin vereinbarst?
- Du erwischt uns zum richtigen Zeitpunkt: Du weißt selbst, wie doof es ist, kurz vor Feierabend zwischen Tür und Angel noch etwas zu klären, was auch am nächsten Tag oder per Mail funktioniert hätte. Schlimmer ist für uns aber diese Situation: Wir stecken mitten in einem Projekt und möchten uns gern zu 100% um dich kümmern - was so aber nicht funktioniert.
- Volle Aufmerksamkeit: Wie oben schon erwähnt, hast du unsere 100% verdient. Du möchtest nicht von uns hören: „Äh - Moment, ich muss das eben noch fertig machen - Mooooment, so, jetzt, ah, warte kurz…“ Das ist nicht unsere Art, dich zu behandeln und wir möchten unsere Energie auf dein Projekt fokussieren.
- Vorbereitung auf das Gespräch: Im Idealfall schickst du uns vor dem Telefontermin alle Infos, die wir benötigen, in Kurzfassung per Mail. So können wir dir bereits wichtige Antworten liefern, die du für deine weitere Planung brauchst und es kostet dich, uns, weniger Zeit. Denn: So gern wir uns mit dir unterhalten, am Besten investiert ist unsere Zeit doch mit der Arbeit an deinem Projekt!
Welche Vorteile haben wir, wenn du mit uns einen fixen Termin vereinbarst?
- Wir können besser planen: Für uns hat die Planung höchste Priorität. Wir wollen unsere Arbeitszeit bestmöglich nutzen und das können wir am Besten, wenn wir genau wissen, wann wir einen Termin haben und wie wir uns darauf vorbereiten können (z.B. mit besagter E-Mail zu dir und deinem Projekt).
- Wir können Kräfte bündeln: Wenn wir vorher Informationen von dir bekommen, können wir dir bei unserem Telefontermin nicht nur Antworten auf deine Fragen geben. Wir können bereits im Team eventuell anfallende Aufgaben verteilen, das Timing besprechen und gegebenenfalls entscheiden, ob wir zum Telefontermin noch einen unserer Freunde dazu holen.
- Vorbereitung auf das Gespräch: Haben wir schon erwähnt, dass wir uns gerne auf dich konzentrieren und uns gern vorbereiten? Vielleicht. Dieser Punkt ist uns aber besonders wichtig und kann nicht oft genug erwähnt werden!
Unsere Pläne für die Zukunft
Für die Zukunft möchten wir unsere Telefonzeiten noch weiter einschränken. Stattdessen setzen wir verstärkt auf unsere anderen Kanäle, wie Basecamp oder unser bereits erwähntes Ticketsystem. Das gibt uns die Möglichkeit, besser auf Fragen und Probleme zu reagieren, da wir die Aufgaben intern auf mehrere Schulten verteilen können - und sich nicht nur einer von uns kümmern muss.
Übrigens: Einen Telefontermin kannst du mit uns auch gern außerhalb der Telefonzeiten vereinbaren.
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